この記事の結論
- サイトが2〜3個のうちはスプレッドシートで十分、破綻するのはだいたい4個目以降
- Notionが向いているのは「後から見返して意味がある記録」、スプレッドシートは「今すぐ集計したい数字」
- ツールを増やすより「どこに何を書くか」のルールを先に固定するほうが効く
複数サイトを同時に運用するときの時間の使い方は別の記事で扱いましたが、時間配分がうまくいっても、管理そのものが破綻してしまうケースをよく見かけます。
ここでは、どのツールに何を記録するかという「置き場所」の設計について書きます。
1. 破綻はだいたい4サイト目以降で起きる
1〜2サイトなら、頭の中とメモ帳だけでも運用は回ります。
3サイトを超えたあたりから「どのサイトに何を書いたか」「ASPの申請状況はどうだったか」があいまいになり、4サイト目以降になると記録していないこと自体を忘れるという状態に陥りがちです。
数で見るとわかりやすいのですが、3サイトを運用してASP4社と提携すると、それだけで「サイト×ASP」の提携ステータスは12件になります。
1サイトあたり記事数を20本前後で運用しているので、3サイトなら60記事、そこに記事ごとのリンク実装状況まで掛け合わせると、管理しなければならない項目は一気に数百単位まで膨れ上がります。
「破綻した」と感じる瞬間は、だいたい決まっています。
同じASPに気づかず二重で提携申請してしまう、どのサイトのどの記事にどのリンクを貼ったか思い出せなくなる、先月確認した数字と今の数字のどちらが最新か分からなくなる、といった形で表れます。
2. スプレッドシートが向いているもの
ASPの提携状況を思い出そうとして、結局全部の管理画面を開き直したことがあります。
こういう「今すぐ全体を把握したい」場面では、数字を横に並べて比較できるスプレッドシートのほうが圧倒的に見やすくなります。
- サイト別の記事数・公開日・ステータス一覧
- ASP案件×サイトの提携状況(承認済み・審査中・却下)
- アフィリエイトリンクの実装数・未実装数
「今このサイト全部でどうなってるか」を一覧で見たいものはスプレッドシート、というのが基準です。
3. Notionが向いているもの
一方で、経緯や判断理由のように「文章として残す価値がある記録」は、Notionのようなドキュメント型のツールのほうが機能します。
- サイトごとのテーマ選定理由、なぜそのジャンルにしたか
- 過去に試して失敗した施策と、その理由
- 新規サイト候補のリサーチメモ
スプレッドシートのセルに長文の経緯を書き込んでしまうと、後から読み返す気が失せます。
「数字」はスプレッドシート、「言葉で説明が要るもの」はNotion、と最初に決めておくと迷いません。
ここまでの内容を一覧にすると、次のようになります。
| 比較する観点 | スプレッドシート | Notion |
|---|---|---|
| 得意なこと | 数字の一覧化・並び替え・集計 | 経緯や理由を文章として残す |
| 向いている情報の例 | 記事数・公開日・ステータス、ASP提携状況 | テーマ選定理由、失敗した施策の記録 |
| 見返すタイミング | 数字を更新するたび、状況を一覧したいとき | 判断に迷ったとき、過去の経緯を思い出したいとき |
| コスト感 | 基本無料(Googleアカウントがあれば十分) | 個人利用なら無料プランの範囲で足りることが多い |
4. ツールより先に「どこに何を書くか」を固定する
管理が破綻する原因の多くは、ツールの性能不足ではなく「思いついた場所にとりあえず書いてしまう」ことです。
同じ情報がスプレッドシートとNotionとメモ帳の3箇所に少しずつ違う形で残っていると、どれが最新か分からなくなります。
数字はスプレッドシート、経緯や判断はNotion、というルールをいったん決めたら、途中で「今回だけ例外」を作らないことが、結果的に一番の時短になります。
今日のアクション
- 今使っている管理場所を全部書き出してみる
- 「数字」と「経緯・判断」のどちらに当たるかで、書く場所を1つに絞る
- 同じ情報が複数箇所に散らばっていないか、1つだけ確認してみる
次に読むべき記事
- 関連記事：➔ 複数サイトを同時に運用するときの時間の使い方
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